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Unterschiedliche Accounts bei Evernote

Keine Ahnung warum, aber Evernote sorgt momentan in meinem Umfeld ziemlich für Aufsehen: Gestern als „Entschleunigungstip“ in der SWR3 Kai Karstens Show, heute mit vielbeachteten Posts von Robert Basic drüben auf Facebook. Also, springen wir auf den Hype auf 🙂

Ich nutze Evernote um Dokumente einzuscannen. Dadurch habe ich eine „Volltextsuche durch meinen Papierstapel“, der ja dann nicht mehr Papier ist.

Das Handling von unterschiedlichen Accounts ist bei dabei nicht so prickelnd. Aber warum sollte ein vernünftig denkender Mensch mit zwei Evernote-Accounts arbeiten wollen? Hier meine Situation:

In der Hotelrezeption fällt viel Papier an. Hauptsächlich Gästekorrespondenz, aber auch Bestellzettel, Checklisten (im idealfall ausgefüllt), Meldezettel, usw. Das meiste wird abgeheftet und nicht mehr benötigt. Ob und wann man dieses Papier wieder braucht, kann man eigentlich erst sagen, wenn der Fall tatsächlich eintritt. Also füllen sich Ordner mit Akten, die dann irgendwann wieder vernichtet werden, weil sie zu viel Platz wegnehmen.
Diese Papiermassen werden durch einen  „Allerweltsaccount“ für die Hotelrezeptionsmitarbeiter vermieden. Durch die Volltextsuche lassen sich die gescannten Dokumente sehr komfortabel wieder finden. Einfach den Gastnamen eingeben und alle Bestätigungen (hin & her), Kostenübernamen, usw. wird angezeigt.

Allerdings gibt es eben auch Dokumente, an die nicht alle Mitarbeiter ran dürfen. Diese landen dann in meinem „persönlichen Account“. Wenn man für Evernote bezahlt kann man auch Notizbücher teilen. So weit so gut.

Nur tauchen dabei folgende Hürden auf, die es zu umgehen gilt:

  • Evernote Desktop kennt nur einen Nutzer:
    Klar, man kann sich ab- und wieder anmelden. Aber das ist nicht praktikabel. Mein Workaround: Das Hotel-Evernote ist auf dem Rezeptionsrechner installiert und mein Evernote auf meinem Arbeitsplatz.
  • Evernote kann von sich aus nicht Scannen:
    Kaum zu glauben aber wahr! Keine Funktion in den Menüs. Man braucht einen Scanner, dessen Treiber mit Evernote zusammenarbeitet oder ein Programm, dass die gescannten Dateien direkt zum Evernote-Server hochlädt. Meine Lösung: Meinen schicken Canon imageFORMULA P-150 nutze ich für meinen Evernote-Account. Den Hotel-Account befülle ich mit dem Scanner des Multifunktionsdruckers und Scandrop to Cloud.
  • Freigegebene Notebooks sind schlecht integriert:
    Ich kann zwar Notebooks   zwischen den Accounts teilen, aber diese sind dann in einem seperatem Tab aufgeführt, nicht bei den eigenen Notebooks. Auch bei der Suche muss man zwischen den eigenen und den eingebundenen Notebooks hin und herschalten.

Trotz dieser Mängel ist Evernote eine gute Möglichkeit, viel Papier schnell entsorgen zu können. Ganz wichtige Dinge kommen zwar immer noch ins Archiv, aber auch hier hilft Evernote durch die Volltextsuche schnell das richtige Dokument zu finden.

Auch Interessant: Evernote als Social-Media Archiv  bzw. http://ifttt.com/recipes/search?q=evernote (via Hans Kainz)

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