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Robert fragt die versammelten Gastwirte, wie man ein Bloggertreffen ohne Sposoren und ohne Eintrittsgeld aufziehen könnte:

Eventuell sind ja Gastwirte da, wie man so eine größere Veranstaltung handhaben kann, ohne dass es eine Umsatzgarantie gibt, noch ein imho bescheuertes “Eintrittsgeld” verlangt werden muss. Wäre insofern hilfreich, sollten in Zukunft Blogger-Meetings in der Größenordnung stattfinden. Gastwirte anwesend? Einfache Lösungen?

Gute Frage - von der ich mich natürlich angesprochen fühle. Wie waren nochmal die Vorgaben?

• Teilnehmerzahl: 30 - 130
• Verpflegung: Lecker
• Getränke: Ausreichende Menge

Um diese Uhrzeit fällt mir dazu folgendes ein:

Variante I - Woodstock:
Ein Blogger mit ausreichend großem Garten stellt diesen zu Verfügung. Der Termin wird auf einen sonnensicheren Sommersamstag gelegt, und zwar auf die Mittagszeit. Jeder der (natürlich angemeldeten) Teilnehmer bringt sein eigenes Grillgut und Getränke mit. Mit den Getränken wird ein “Büffet” gemacht, von dem sich jeder bedienen kann.

Aufgrund des gewählten Termins und des neuen Ladenschlußgesetzes kann noch bis 20:00 Uhr Nachschub geholt werden. Nach Absprache und unter Herumreichung eines Hutes zur Finanzierung selbstverständlich. Die Kosten für die Entsorgung der Abfälle sowie die Wiederherstellung des Gartens liegt voll beim Besitzer des Grundstücks… :)

Variante II - Vereinsheim:
Ein Blogger mit guten Beziehungen zu einem Sportverein lädt in das Vereinsheim ein. Ähnliche vorgehensweise wie bei der Woodstockvariante, jedoch werden die Getränke über den Verein beim lokalen Getränkemarkt auf Kommission bestellt. Jeder bezahlt was er trinkt. Die Preise werden so festgelegt, dass kein Verlust ensteht, auch wenn die eine oder andere Flasche nicht bezahlt wird. Die Miete für das Vereinsheim sollte auch reinkommen. Diese Variante ist auch an Regentagen machbar.

Variante III - Das Büffet:
Veranstalungsort nach Wahl (s.o.), ein flexibler Caterer liefert ein Büffet. Flexibel insofern, dass eine Aufstockung der Personenzahl um 20 (oder mehr) Personen am gleichen Tag noch möglich ist. Anmeldungen müssen verbindlich abgegeben werden und bezahlt werden - und schon sind wir wieder beim “Eintrittsgeld”.

Variante IV - Die Kneipe:
Das Treffen wird in einer Gaststätte mit ausreichend Kapazität an einem regulären Öffnungstag durchgeführt. Hier ist ein Termin außerhalb der “Hochsaison” empfehlenswert - wobei dies von Wirt zu Wirt sehr unterschiedlich sein kann. Die angemeldeten Plätze werden reserviert - wenn mehr kommen haben die entweder Platz oder nicht. Auch hier ist eine gewisse Disziplin vonnöten, damit (zumindest fast) alle Angemeldeten kommen. Umsatzgarantien werden keine gegeben, jedoch gehe ich (als Wirt) davon aus, dass jeder Anwesende 1 - 2 Getränke und die meisten auch eine Kleinigkeit zu Essen bestellen werden. Wenn dann noch der eine oder andere ein Zimmer mietet, weil er nicht mehr heimfahren kann/will, dann ist doch schon alles gut… :)

Auch hier wäre ein Büffet zum Pauschalpreis und Getränke nach individueller Abrechnung denkbar. Einheitliches Essen (auch Büffet oder Menü mit 3 hauptgängen zur Wahl) bedeutet für den Wirt immer Planungssicherheit. Die Unsicherheit wird reduziert auf die Frage: “Brauche ich 50 oder 60 Portionen?”. Wenn jeder Gast selbst bestellt, dann besteht diese Unsicherheit für jedes mögliche Gericht: “Reichen 10 geräucherte Forellen? - Sind 40 vorgeschnittene Schnitzel zuviel? - Wird überhaupt jemand den Rinderbraten bestellen?”. Bei einheitlichem Essen kann Küche und Service den Ablauf auch viel besser vorbereiten, was sich einerseits in den Kosten für den Wirt, aber auch in einem “besseren Erlebniss” für den Gast (hier: die Blogger) zeigt. Jedoch besteht dann wieder das Problem des “Eintrittsgeldes” in Form des festgelegten Preises für das einheitliche Essen.

Allen Varianten ist gemeinsam, dass sie nicht in Verbindung mit einem anderen Event stattfinden. Das bedeutet, dass die Teilnehmer speziell zum Treffen anreisen. Das würde wahrscheinlich die Besucherzahl verringern. Es würde jedoch die Auswahl des Ortes und des Termins sehr erleichtern, da auf keinen anderen “Kongress” Rücksicht genommen werden muss. Hierdurch wird die Flexibilität möglich, die immer gefragt ist: Von den Teilnehmern, vom Caterer und/oder vom Wirt.

Auch muss bei jeder Variante jemand das Risiko tragen: Derjenige, der für den Ort sorgt. Beim Wirt kann es sein, dass die Rendite nicht stimmt, beim Privatmann kann es sein, dass der Garten verwüstet wird…

Es ist aber durchaus üblich, dass Veranstaltungen mit ungewisser Personenzahl gebucht werden. Je näher es an den Termin herangeht, desto besser kann man die Lage dann einschätzen. Kleinere Schwankungen sind dann ja nicht mehr das Problem.

Das ganze hört sich ziemlich spannend an. Falls also Interesse an Variante I oder IV besteht, könnte ich eventuell mit einem Plätzchen dienen, das auch für die Schweizer Blogospäre gut zu erreichen ist :)